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採用管理システムとは?気になるその機能や海外採用に強い採用管理システムをご紹介

人事の業務をするにあたって
「応募が来ない、採用ができない」
「複数媒体に出稿しているため応募者への対応漏れが発生してしまう」

「前任から引き継いだが、引き継ぎ内容が全くわからない」
「複数媒体への掲載が面倒」
などの悩みを抱えている担当者の方は多いです。
別の業務と兼任で採用を担当している方もおり、そもそも採用まで手が回っていない担当者も少なくありません。

今回は
  • 応募がない
  • 採用できない
  • 時間がない
  • 応募者対応が満足にできていない
そんな時に有効な「採用管理システム」についてまとめました!

目次[非表示]

  1. 1.採用管理システムとは
  2. 2.採用管理システムが必要とされるようになった背景
  3. 3.採用管理システムの主な機能
    1. 3.1.求人情報を影響力のある求人検索エンジンに一括掲載できる
    2. 3.2.応募者情報の一元管理
    3. 3.3.書類の手続き
  4. 4.採用管理システムを導入するメリット
    1. 4.1.自社の採用サイトとして利用できる
    2. 4.2.採用担当者の自由な時間が増える
    3. 4.3.応募者管理や求人の分析が簡単にできる
    4. 4.4.採用業務の属人化を防げる
  5. 5.採用管理システムを導入するデメリット
    1. 5.1.会社の規模によってはコストに見合わない
    2. 5.2.機能を上手く使いこなせなければ手間になる
  6. 6.採用管理システムの比較検討で迷ったときのポイント
    1. 6.1.実際に導入している採用サイトを見る
    2. 6.2.運営企業のホームページを見る
  7. 7.海外採用に強いFacebook求人と連携している採用管理システム
    1. 7.1.Engage(エンゲージ)
      1. 7.1.1.特徴
      2. 7.1.2.費用・料金・オプション
    2. 7.2.HRハッカー
      1. 7.2.1.特徴
      2. 7.2.2.費用・料金・オプション
  8. 8.採用管理システムとは忙しい採用担当者の救世主である

採用管理システムとは

採用管理システムとは、応募から採用に至る人事業務プロセスを一元管理できるシステムのことです。 英語では「Applicant Tracking System」と表記され、略してATS呼ぶ場合もあります。

採用管理システムが必要とされるようになった背景

インターネットやスマートフォンなどの普及により、求職者は時間や場所に捉われることなく就職活動が可能になりました。それに合わせて企業側も早急かつ丁寧な対応が必要とされるようになったのです。

しかし、採用担当者は求人の掲載準備や応募者への対応など採用活動にあたり多くの工数を割く必要があり、採用活動とその他の業務の板挟みに。結果、疲弊してしまい満足が行く採用ができない…という採用担当者が増加しました。

そんな世界中の採用担当者の悩みを解決するために誕生したのが採用管理システムなのです。 

採用管理システムの主な機能

では実際に採用管理システムにはどのような機能があるのでしょうか。

求人情報を影響力のある求人検索エンジンに一括掲載できる

採用管理システムが持つ一番の機能で上で求人を作成し掲載するだけで、影響力のある求人検索サイトに自社の求人が掲載されます。

採用管理システムのサービス内容にもよりますが

  • Indeed:誰もが知る世界最大級の求人検索エンジン
  • 求人ボックス:女性を中心に人気急上昇中の日本の求人検索エンジン
  • スタンバイ:ミドル、シニア層に人気の求人検索エンジン

といった求人検索エンジンに連携していることが多く、求人原稿1つで多くの効果を生み出せます。また、採用管理システム上に掲載している求人の応募数もそれぞれ把握できるので、効果が悪い求人がひと目で分かり求人原稿の効果改善もしやすくなります。

応募者情報の一元管理

採用管理システム上では

  • 面接スケジュールの調整
  • 応募者の履歴書やエントリーシートのデータ
  • 選考状況
  • 応募者とのメールのやりとり、内定通知

といった応募者情報の一元管理、可視化ができます。またこの情報は採用管理システムにログインできるメンバーと共有ができるので応募者対応漏れを未然に防ぐことにもつながります。

書類の手続き

採用管理システムのなかには

  • 雇用契約書の作成・送信
  • 社会保険・雇用保険書類の対応
  • 給与明細の発行
  • 年末調整書類の作成

の機能がついているものもあります。書類が山積みになったオフィスデスク周りも採用管理システムのおかげですっきりすること間違いなしです。

採用管理システムを導入するメリット

自社の採用サイトとして利用できる

「そもそも自社の採用サイトを持っていない!」という悩みを解決できるのが採用管理システム。 採用管理システムを自社の採用サイトとして利用する企業は多く存在します。デザイン性などはある程度制限されますが、写真や会社紹介ページなどで社風を伝えられます。
従来の求人サイトでは文字数制限の関係で伝えられなかったような情報や必要とするような人物像などを明瞭に伝えられ、今までアピールしきれていなかった自社の魅力を発信できます。

採用担当者の自由な時間が増える

先述しておりますが、採用管理システムに掲載した求人はIndeedや求人ボックス、スタンバイといった連携している求人メディアに自動掲載されます。そのため一つ一つの求人サイトを検索し会員登録をしてログイン、その後求人情報を登録、管理するという手間がなくなり、時間を大幅に削減できます。

応募者管理や求人の分析が簡単にできる

採用管理システムは複数サイトに求人は掲載されますが、応募が入った際も採用管理システム上で全て管理できます。システム上でどの求人サイトから応募が入ったかや、求人のPV数などもわかるため、分析が容易であり、応募者の見落としもなくなるため効率的に採用活動できます。

採用業務の属人化を防げる

採用管理システムは「前任から引き継いだが、採用情報が複雑すぎて全くわからない」 といった悩みも解消してくれます。複数の求人サイトを使用する場合企。それに伴う採用業務の管理工数も増え、情報漏れや他担当者への引き継ぎ不足などによる採用業務の属人化の恐れもあります。

しかし、採用管理システムは採用に関する業務を一元管理してくれます。採用フローの可視化ができるため情報漏れや対応漏れの減少につながります。また引き継ぎも容易になるため、採用状況が担当しか分からないといった属人的な採用も解決できます。

採用管理システムを導入するデメリット

採用管理システムを導入することで得られるメリットは多いですが、逆にしっかり考えて導入をしないとデメリットが生じるおそれもあります。

会社の規模によってはコストに見合わない

採用管理システムは現在様々な種類が存在します。 アルバイト採用に特化している採用管理システムや中途採用、リファラル採用に特化した採用管理システム。管理機能に強みを持っている採用管理システムなどサービスによって強み、特徴があり、料金も様々。 自社の導入目的がはっきりしていないと自社採用にあったシステムを導入できず、結局使わなくなってしまうといったことになりかねません。 自社で一番使う採用手法は何か、採用管理システムで実現したいことは何かなど、導入目的を事前にはっきりさせて置くのが重要です。

また採用管理システムは機能だけではなく、契約形態も多岐に渡ります。 半年からの契約もあれば1年、2年と言った年間契約から始まる場合もあり、使ってみて使いづらいから解約したいといってもできない場合があります。使用感などが心配な時は、無料キャンペーンが付いてるものや、少額で試せるものから初めてみるのがおすすめです。

機能を上手く使いこなせなければ手間になる

採用管理システムのなかには求人情報や応募者情報を一元管理するだけではなく、管理システム上でWEB面接ができる機能や内定後のフォロー、さらには入社後の研修までサポートする機能が付いているものもあります。 オプション機能が付いているとその分、操作性も難しくなり、使いこなせず、選考フローの管理が逆に複雑になる可能性もあります。

採用管理システムの追加機能の有無は導入費用に関わるため、適正なコストで導入したい場合は使う機能、使わない機能をはっきりさせましょう。 採用業務に置いて今一番困っていることを洗い出し、そこに対して必要な機能だけを搭載している採用管理システムを候補に選定しましょう。 無駄に使わない機能があると、管理の複雑化につながります。

採用管理システムの比較検討で迷ったときのポイント

数多くある採用管理システム。導入時に迷ってしまう担当者も多いでしょう。そんな時に参考にしたいポイントを2点ご紹介します。

実際に導入している採用サイトを見る

採用管理システムなので人事側の採用管理機能はとても重要ですが、採用サイトとしても使えるため求職者側からの見やすさを意識する必要もあります。管理機能は使いやすいけど、採用ページがいまいちでは求職者からの応募も減ってしまいます。比較検討で迷った際には、導入している会社の採用サイトを見比べるのも効果的です

運営企業のホームページを見る

採用管理システムは多くの会社が販売、開発しています。求人媒体の会社が出していたり、Indeed運用が得意な会社、勤怠管理などバックオフィス系の会社などが開発しており、強みも様々です。 導入後、採用に関してのフォローができる会社か、他のシステムとの親和性があるかも導入時の検討材料の重要な選定ポイント。
また、採用活動で取り扱う情報は、個人情報が含まれているため、システムのセキュリティ部分も重要な選定ポイント。実際に運用企業のHPをみて信頼できる会社の採用管理システムを選びましょう。

海外採用に強いFacebook求人と連携している採用管理システム

世界で27.4億人が利用するSNSであるFacebookにも「求人情報 on Facebook」という求人検索機能があることをご存知ですか?外国人採用や海外採用をお考えの企業は見逃せない機能なのですが、実はそのFacebook求人と連携している国内の採用管理システムが2021年現在、2つだけ存在します。

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Engage(エンゲージ)


Engage(エンゲージ)はエン・ジャパン株式会社が提供する採用管理システムです。

特徴

★利用企業数国内No1。全国30万社以上が利用中の採用管理システム。
★0円で求人掲載から採用まで行えます。
★Engageに掲載した求人は以下に自動掲載されます。

  • Indeed
  • Yahoo!しごと検索
  • Googleしごと検索
  • LINEキャリア
  • 求人ボックス
  • Facebook

※オプションをつけることで「エン転職」「エンバイト」にも掲載されます。

費用・料金・オプション

★基本利用料:0円
※初期費用・維持費用・採用課金なし
※求人の掲載件数に上限なし

<Engageプレミアム(オプション)>

「LINEキャリア」への上位掲載や「エン転職」「エンバイト」にも求人掲載できる「応募課金型」のオプション。

(例)東京都勤務の求人の場合

「+10」応募:70,000円(通常価格)
「+30」応募:210,000円(通常価格)
「+50」応募:350,000円(通常価格)


※勤務地域や時期により費用やキャンペーンが異なります。詳細はエンゲージ窓口へお問い合わせください。
※「Engageプレミアム」以外のカスタムオプションもあります。(要問合せ)


HRハッカー

HRハッカーはインビジョン株式会社が提供する採用管理システムです。

特徴

★無駄な機能は省き必要な機能だけを取り揃えた、採用管理システム初心者にも使いやすい設計。
★広報メディア「Fledge」に広報記事を投稿できる。
★HRハッカーに掲載した求人は以下に自動掲載されます。

  • Indeed
  • 求人ボックス
  • スタンバイ
  • Googleしごと検索
  • careerjet
  • SimplyHired
  • キュウサク
  • Facebook

費用・料金・オプション

★ライトプラン:月額1万5000円

  • 求人掲載:9つまで
  • 採用広報:無制限

★スタンダードプラン:月額4万9800円

  • 求人掲載:無制限
  • 採用広報:無制限
  • 組織診断機能つき

★プロプラン:月額9万9800円

  • 求人掲載:無制限
  • 採用広報:無制限
  • 組織診断機能つき
  • 原稿製作:無制限

※契約期間は6ヶ月契約または1年契約

<オプション>

求人制作代行8,000円/1本
採用広報代行30,000円/記事
求人制作代行50,000円/月(無制限)

採用管理システムとは忙しい採用担当者の救世主である

いかがだったでしょうか。
かんたんにまとめると採用管理システムとは

  • 人事業務を一括で管理できるシステム
  • 自社の採用サイトとして利用したり、採用工数を削減できる
  • 管理機能、アルバイト採用、海外採用など採用管理システムそれぞれに強みがある
  • 自社に見合った採用管理システム選びをしないと逆に手間がかかる

…といったものです。

数多くの採用管理システムがあるため「有名だから、安いから、たくさん機能がついているから」といった安易な理由で導入するのではなく、社内で一度採用の方向性や採用管理システムを導入して成し遂げたいことを見直した上で導入することをおすすめします。

うまく採用管理システムを活用できれば、無駄な業務が減り、より充実した採用活動ライフを迎えられます。ぜひ「採用管理システム」という字面に恐れずにトライしてみてくださいね。


お問い合わせはこちら

宇野享平
宇野享平

インビジョン株式会社 鼓舞屋/裏方の仕事をやってます。SNSで気になったキーワードを採用コラムでアウトプットしていくのが日々の楽しみになっています。最近、入浴剤にハマっています。


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