求職者が面接をドタキャンしてしまう理由と対処法5選

コロナ禍で失業者も多いはずなのにどうして面接ブッチされたんだ…？そう思う採用ご担当者様もいらっしゃるかと存じます。

有効求人倍率の上昇により、求職者が優位にある採用市場。採用を行う上で大きな問題としてあがるのが、「面接のドタキャン」です。「面接直近の時に応募者からの辞退の連絡があった」、「面接当日に応募者が来なかった」などの経験がありませんか？忙しい中で時間を割いて、採用成功のために準備を続けてやっとの面接。それなのに当日にドタキャンをされると、その時間が無駄になってしまいますよね。

ここでは応募者がドタキャンやバックレをしてしまう理由やその対処法について見ていきましょう。

面接ドタキャン経験率は92%？！

「エン・ジャパン」が行ったアンケート調査によると、面接前の辞退（ドタキャン）を経験した企業は92％という結果に。企業の業種や規模別に見ても、結果にほとんど差異はなく、「多くの企業が共通している課題」であることがわかります。当日、面接にいらっしゃるまでドキドキですよね；

また面接当日の「バックレ辞退」に関してですが、選考辞退の経験者にドタキャン経験の有無を聞いたところ、なんと12％。約10人に1人はドタキャン経験があるという回答がありました。

求職者の平均応募数は8,4社

マイナビ転職の調査によると、平均応募社数8.4社にまで上っているが分かりました。年齢層別に見てみると、年齢が上がるにつれ応募社数が増えています。

ドタキャンの主な種類

突然やってくる？！メールでの辞退

• 「企業についてをよく調べる見ると、クチコミや評判がよくなかった」
• 「面接日直前に他社から内定をもらった」
• 「とにかくたくさん応募して面接してきたは良いけど、ちょっと疲れてきた…あぁもう今日休みたい…」
• 「この人、名前間違えてメールを送ってきている！！もう情報管理が行き届いていないなら辞退しよう！！」
• 「辞退するなら電話、いや言いにくいからメールで言おう…」

などの理由で、当日や前日に辞退メールを送る応募者もいます。メールであればいつでも連絡できるため、前日までならいつ送っても大丈夫だろうと考える応募者もいます。

しかし前日に送られても今までの準備の時間は無駄になってしまうし、前日でも夜遅ければ担当者は当日にメールを見るでしょう。

これはリソースを無駄にするだけでなく採用担当者のモチベーションも低下してしまいます。

当日、直前にかかってくる電話での辞退

面接当日の朝や前日に電話での辞退の連絡が来るパターンもあります。メールよりも電話の方が早い！という判断をした応募者の場合は電話で連絡をしてきます。ひどいときは「道に迷って時間に間に合わない、もう諦めよう！」とドタキャンしているケースもあります。

直前でのドタキャンにより時間が無駄になってしまうのには変わりありませんが、コミュニケーションが取れる方法ではあります。なぜ辞退しようと思ったのか、よくヒアリングすると次の面接に活せるでしょう。

1応募者ではありますが、お客様となる可能性もありますので、嫌味を言ったり高圧的な態度を示さずに採用担当へ辞退の内容と理由を周知させましょう。

メールも電話もする気力が無いのか？！バックレ辞退

連絡もなく面接当日にやってこない「バックレ辞退」。電話やメールなど事前に連絡があれば、スケジュールを組みなおしたり、他の応募者の面接を前倒しにしたりと対応が可能です。しかし連絡もなく来ないとなると対応のしようがありません。

当日ドタキャンは、応募者の都合や体調不良、寝坊、ど忘れによって起こり得るものです。対策をしてもゼロにする、というのは難しいので、多くの企業の採用担当者が頭を悩ませているでしょう。

企業側の損失の例

採用担当者や人事のリソースの無駄

採用担当者は忙しいスケジュールの中、面接を設定し準備をしています。しかし応募者が来ないとなると、その間の人件費だけでなく準備にかけた時間までも無駄になってしまうのです。面接の準備や管理のための時間で他の業務が出来たはずです。その面を考えると企業に与える損害も少なくありません。一人ならまだしも、このドタキャン・バックレが何人も続くとそれはリソースの大きな損失になると言えます。

採用担当者のモチベーション低下

早々に辞退や日程変更の連絡があるならともかく、ドタキャン・バックレは突然おこるものです。約束していた時間に応募者が現れないとなると担当者は頭を抱えるしかない状況だといえるでしょう。また応募者が事故や事件に巻き込まれていないかの可能性を想像してしまい、不安に思う担当者も。仮に辞退の連絡があれば理由を特定して改善にもつながりますが、バックレとなると一人でどう改善すればよいものか、歯がゆい思いをするばかりです。

これからの会社のために採用を行っている担当者もドタキャンが続くとモチベーションを失ってしまいます。

面接ドタキャンが増えている理由

2019年度の有効求人倍率は1.55の売り手市場

就労人口の減少と、求人件数の増加にともなって求人倍率は伸び続け、転職市場は求職者優位の状況が続いています。前半に述べたように今求職者は一人当たり平均8.4社に応募しています。そんな中で企業が、採用を成功させるために考えるべきは、「選考辞退対策」。いかに自社への応募者を逃さず、確実に選考に進ませるかが、何より重要になります。

仕事内容や条件が希望と異なっていた

ほとんどの求職者は、まず興味のある複数の企業に応募します。そして、書類選考が終わるまでの間、応募した企業の雰囲気や仕事内容、条件をじっくりと吟味するものです。その中で、自分の希望とやや異なると判断した企業には、面接前日に連絡を入れたり、ドタキャンしたりするケースが少なくありません。実際に、エン・ジャパン株式会社が辞退理由についてアンケートを行ったところ、「応募後に再考し、希望と異なると判断した」という回答が最も多くなっています。

他社から先に内定が出た

面接が行われる前に他社から内定がでたというのも、ドタキャンの理由として挙がります。特に、優秀な人材ほど複数の内定をもらうものです。いくつかの企業から内定をもらい、気持ちが第一希望の企業へと向き、他の企業への連絡や対応がおざなりになってしまうことも。採用市場では、書類選考や面接を進める上でのスピードも大切です。面接までの期間が長すぎると、他社から内定をもらった求職者が日程を忘れてしまい、当日ドタキャンという結果になる可能性も出てくるでしょう。

企業側の対応が悪かった

応募・面接に関する連絡や面接の印象が悪かったり連絡が遅すぎた場合、ドタキャン・バックレの原因になってしまいます。人事や採用担当者からすると、いつもの応募者対応かもしれませんが、応募者からするとそれが企業との初めてのコミュニケーションとなります。当然ですが、その対応が悪いと求職者の中で志望度は下がってしまいます。まず企業側が誠意ある対応を心掛けなくては、求職者から誠意ある対応を引き出せません。ドタキャン・バックレを引き起こさないためにも、改めて対応方法を確認してください。

応募者なりの理由があった

家族や自身の体調が悪くなってしまった、急用ができてしまった、失業保険が出るまではゆっくりしたいと思い始めた、自分探しの旅に行きたくなったなど、理由は様々です。「そんなの知るかぁ～！！」と思っちゃう皆様のお気持ちも重々承知しておりますが、もし応募数と面接数を重視されているのであれば、理由不明のドタキャンバックラーたちに再連絡してみてはいかがでしょうか？(笑)※案外、ときどき繋がります(笑)

どうすれば防ぐことができるのか？

レスポンスはスピード勝負！

応募者対応はとにかくスピードが重要です。応募からのファーストコンタクトが早ければ早いほど連絡率・面接率は高くなります。アルバイトやパート採用の場合、日程が合うようなら応募当日に面接を実施するくらいのスピード感が必要です。なるべく早く連絡を返す、面接をすぐに実施するなど、「鉄は熱いうちに打て」というように求職者の気持ちが変わらないうちに対応を進めると、ドタキャン・バックレを減らしていけます。

リマインド連絡で来社率UP！

前日にメールして、返事が来なかった場合は、翌日にキャンセルかドタキャンが発生する可能性が高いといえるでしょう。また、電話をして応募者の声の調子が明るかったか、沈みがちだったかで自社への入社志望度の高さを確認できるでしょう。前日に連絡を入れた段階で「やはり辞退させていただきたいのですが」といわれる場合もあります。面接バックレの中には日程を勘違いしていたという人もいます。またリマインドメールの内容で冷め気味だった気持ちの引き戻しが可能です。当日になって連絡もなくドタキャンされる可能性を下げられるので、ぜひ取り入れてみてください。

深夜・休日に連絡をするのはNG！

書類選考の通過や面接の日程が決まれば、可能な限り早く応募者に連絡したいと配慮は素晴らしいです。しかし、応募者に連絡を入れる時間帯にも注意が大切です。採用担当者が多忙のため連絡がついつい深夜や休日になってしまう日もありますが、これはNG。応募者からすれば、「こんな時間まで働かされるのか」「ブラック企業なのではないか」と思われてしまう可能性もあります。そのため、応募者の志望動機が下がってしまい、ついついドタキャンしてしまうということも。応募者への連絡は、余裕を持って平日の昼間を選ぶようにしてください。

応募の段階からのミスマッチ防止

若年層を中心に、現在では求人情報を見るのもWEB媒体が主流となっています。つまり、縁故採用などを除き、応募者はほぼ確実にWEB上で企業の採用情報に目を通しているといっても過言ではありません。しかし、1番信用できる企業サイトに基本的な情報しか書かれていなかったら、応募者は想像の中で応募するしかありません。他のサイトなど見てイメージの相違などがあればドタキャンに繋がってしまう可能性も。「雰囲気が自分に合ってそうだな」「将来のキャリアを描きやすい」と思ってもらえるように、積極的な情報公開で入ってからのミスマッチを無くしていく求人ページ作りも重要です。

サンクスメールはラブレター

応募者とのメールのやり取りでは、画一的な内容ばかりのものは避けましょう。対象者の多い企業では、メールの文面がどうしても画一的になってしまいがちです。文面が画一的過ぎると、自分をあまり大切に扱ってくれないのではないか、と感じるケースもあります。そのため、応募者の志望動機が弱くなってしまう可能性もあるでしょう。誰にでも送っているようなメールではなく、1対1で交わされたメールの想いが伝わるように、好きな人にラブレターで会いに来てほしい想いを書く気持ちで工夫してみるのがおすすめです。

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面接ドタキャンには前日や当日に辞退の連絡が来る場合や、当日になって連絡もなく現れないという場合があります。連絡があるならばまだしも、何の連絡も無い場合は応募者の事故や事件の可能性まで想定されるため、採用担当者への負担も相当に大きくなるでしょう。応募者への対応を迅速かつ丁寧にしてみる、前日に最終確認をしたりと、ドタキャンを防ぐ対策はいくつもあります。ですが、最終的には応募者自身のモチベーションや体調にかかっているため、企業にできる対策にも限界があるでしょう。面接ドタキャンが発生しても対応できるようなゆとりのある採用計画を作るなどの対策が、採用市場での勝利には必要といえるでしょう。

とはいえ…

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