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【例文あり】形式的な”お祈りメール”はもう古い!不採用時の通知メールのポイントとは?

「よくある不採用通知メールって、温度感がなくて嫌なんだよだな」

「人とのつながりを大事にしてる企業は、面接後断る時にどんなメールを送ってるんだろう?」

このように、形式ばった不採用通知メールに違和感を持っている人事の方は多いのではないでしょうか。


結論から言うと、不採用通知メールは形式ばらずに気持ちを込めて工夫すべきです。

今回は、不採用時の通知メールに心を込めるべき理由やポイントを例文付きでお伝えします!

目次[非表示]

  1. 1.従来の不採用通知メールあるある
    1. 1.1.あるある①サイレントお祈り
    2. 1.2.あるある②使われ倒したコピペ文章
  2. 2.不採用通知メールにも心を込めるべき理由
    1. 2.1.採用は「人間対人間のコミュニケーション」だから
    2. 2.2.企業ブランディングにおけるタッチポイントだから
    3. 2.3.他のカタチで次につながることもある
  3. 3.不採用通知メールのポイント5つ
    1. 3.1.・その人の良いポイントを伝える
    2. 3.2.・ミスマッチのポイントを伝える
    3. 3.3.・感謝の気持ちを伝える
    4. 3.4.・1週間以内に連絡する
    5. 3.5.・リソースを考慮したルールを作る
  4. 4.実際の不採用通知メールの構成と例文
    1. 4.1.不採用通知メールの構成
    2. 4.2.心を込めた不採用通知メールの例文
  5. 5.心を込めた不採用通知メールを送って人とのつながりを大事にしよう



従来の不採用通知メールあるある

形式ばった不採用通知メールに違和感を持っている人事の方は、きっと人のつながりや温度感を大事にしてる方なのではないでしょうか?時代はモノや条件が貴重な時代から、価値観や個性を重視するミレニアル世代・Z世代の時代へ変わってきました。

このように社会が心を重視する時代に変化する中、不採用通知は形式ばった従来のものを送っている企業が多いです。まずは、従来の不採用通知メールがどんなものなのか、あるあるを見ていきましょう。


あるある①サイレントお祈り

合格者のみに通知を出す「サイレントお祈り」。

たくさんの応募があり、全員に連絡する手間が大変な大企業に多いですね。

従業員1001人以上の企業の場合、約40%の企業が連絡をしていないというデータもあります。

そして同時に、サイレントお祈りの企業に対し、ほとんどの学生が不信感を持っています。

「サイレントお祈り」という言葉も、求職者側が皮肉を込めて広まった言葉です。


サイレントお祈りは、求職者との信頼関係を完全に崩してしまいます。


あるある②使われ倒したコピペ文章

「厳正に選考した結果、今回は期待に添えない結果となりました」

「貴殿の活躍をお祈り申しあげます。」

どの企業も口裏合わせてるのかってくらい、同じような文章…!

絶対、活躍お祈りしてないだろ!社交辞令丸見えじゃん…。

このように、誰しも思った経験があるのではないでしょうか。(私はあります。笑)

そんな求職者の気持ちから、皮肉を込めて「お祈りメール」という言葉が広まりました。


通知が来るだけありがたいけど、本気で入りたい!と思って自分をさらけ出し、時間や心のリソースを割いた求職者にとって、テンプレのようなメールが来た日にはなんだかちょっとショックですよね。


不採用通知メールにも心を込めるべき理由



不採用通知メールを書くのにも、リソースがかかりますよね。

それでも、なぜ不採用通知メールに心を込めるべきなのでしょうか。


採用は「人間対人間のコミュニケーション」だから

採用は、企業と求職者のコミュニケーションと考えがちですが、そうではありません。

企業と求職者である前に、人間対人間のコミュニケーションなのです。

ミスマッチだった求職者に対していい加減な対応をしている企業は、採用において、関係性に上下関係があると思い込んでいるのではないでしょうか。

就職は、求職者にとって人生を変える大きなイベントです。私たち企業を好きになってくれて、それ相応の覚悟で臨んでいる一人の人間に対し、企業側も一人の人間としてどう対応すべきか考えなくてはなりません。


企業ブランディングにおけるタッチポイントだから

ステークホルダーとのタッチポイントはたくさんありますが、不採用通知メールもタッチポイントの一つです。

今や評価経済社会。評価がものをいう時代です。どんな対応をするかで、企業のイメージが形作られます。

例えば、「人とのつながりを大事にしている」と謳う企業が、最終面談で不採用になった求職者に対し、テンプレのような不採用通知メールを送ったとしたらどうでしょう。

「ああ、人とのつながりを大事にしてるなんて口だけなんだな」。そんなイメージがついてしまいます。

逆に、真摯に最後まで対応してくれた企業に対しては、不採用になったとしても良いイメージがつきますよね。

採用に関するメールも、立派なブランディングの一端を担っているのです。


他のカタチで次につながることもある

不採用通知メールに心を込めることで、紹介や顧客としてのつながり、パートナーなど何かしらの形で次につながる可能性があります。

「その展開を狙って不採用通知メールを丁寧にしよう」というのはちょっと嫌な感じですが、実際にこのような展開はあり得る話です。

「不採用になっちゃったけど、ここまじでいい会社なんだよ」と求職者の交友関係の中で話が広まり、その友達が応募してきてくれる場合もあります。

人柄は良かったものの、募集職種とミスマッチだった場合、タイミングがきた時に声をかけることで、すんなり採用が決まる可能性だってあります。


ご縁は本当に素晴らしい展開を運んでくれます。

そしてそれは、相手を一人の人間として真摯に接した結果生まれるものです。


不採用通知メールのポイント5つ



不採用通知メールを作成する際に、どんなポイントを意識すれば良いのでしょうか。

5つのポイントを紹介します。


・その人の良いポイントを伝える

一つ目のポイントは、その人の強みや想いなど、良いポイントを言葉にして伝えることです。

ただ不採用だという事実だけを知らされた場合、「自分の想いや人柄が伝わってないんじゃないかな」と納得できない気持ちになってしまいます。

また、「不採用=自分には価値がない」などと、不必要に求職者が自分自身を否定してしまう可能性もあります。

良いポイントを伝え、ちゃんと人柄や想いを理解したのだと感じてもらいましょう。


・ミスマッチのポイントを伝える

二つ目は、合わなかった部分を言葉にして伝えることです。

多くの企業は不採用の理由を明かさない場合が多いかと思います。

もちろん義務ではありませんが、私たちの会社ではあえて明文化しています。

理由もわからず不採用という事実は、予想以上に求職者の心をえぐり、納得できない気持ちにさせてしまいます。

求職者の短所を指摘するのではなく、ただ「合わなかった」ポイントを伝えましょう。


・感謝の気持ちを伝える

三つ目は、感謝の気持ちを伝えることです。

求職者は、企業側の事を一度は好きになってくれて、自分の人生をここで使おうとそれなりの覚悟を持って応募してくれたわけです。企業側からしたら、本当にありがたいですね。

その事実に対し、素直に感謝の気持ちを伝えましょう。


・1週間以内に連絡する

四つ目は、連絡スピードです。

内容も大事ですが、スピードも大事です。1週間以内を目安に連絡しましょう。

結果次第で次の行動を決める求職者の方もいらっしゃいます。

あまりにも連絡が遅いと、求職者の方の就職活動に支障を出してしまいかねません。

そういった相手目線を考える姿勢は、必ず求職者にも伝わります。


・リソースを考慮したルールを作る

五つ目は、仕組み化です。

応募してくれた求職者全員に対して、心を込めてメールを送りたいのが人事の気持ち。

しかし、センシティブな内容でもある不採用通知メールの作成にはそれなりに時間がかかります。

他にもやるべき業務はたくさんあり、リソース的にとてもじゃないけど全員には無理だ、という方も多いでしょう。それも痛いほどわかります。

そこで、ルールを作るのをお勧めします。例えば最終面談まで通過した人には絶対に送るだとか、大枠の基本の文章を用意しておいて、カスタマイズする部分をあらかじめ決めておくなどしましょう。

ルールを作って効率化をはかりながら、可能な限りのリソースを使い、真摯に求職者と向き合ってみてください。(人間臭さと効率化、この両輪が大事です。)



実際の不採用通知メールの構成と例文



では、よりイメージできるよう、一例として実際の不採用通知メールの構成や例文を紹介します。


不採用通知メールの構成

  1. 名前
  2. 選考を受けてくれたことへのお礼
  3. 選考結果
  4. その人の良いポイント
  5. ミスマッチの理由
  6. 感謝や応援の言葉
  7. 署名



心を込めた不採用通知メールの例文

これは、実際に私たちインビジョン株式会社が送っているメール文章の一例です。

ぜひ、参考にしてみてください。


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私たち社員の中でもたくさん話し合った結果、◯◯さんとは合わない部分があるなあという結論に至り、

今回は、期待に添えないことになりました。思いに応えれなくてごめんなさい。


◯◯さんは、下記のようなインビジョンが大切にしているポイントをバランスよく兼ね備えた人材だと思います。


  • ビジョン共感
  • 労働意欲
  • 自己成長欲
  • 自己理解
  • 健全な本音ができるか
  • おダシ


ただ現在インビジョンでは、全部高得点の優等生よりも、どこかが突き抜けているエッジの立った人材を求めています。

バランスが優れているというのはとても素晴らしい強みです。

今回不採用という結果になってしまったのは、ただ「合わなかった」のだと理解して欲しいです。


インビジョンの選考のためにオリジナルプロフィールを作ってくれたホスピタリティ(すごく嬉しかったです)、本質を突く力、仕事に対する姿勢、ポジティブさ、自ら行動を起こす成長意欲など、◯◯さんにはたくさん良いところがあります。


そんな◯◯さんは、今後色んなところで活躍する人材になれるのではないかと思います。

就職活動、そしてこれからの人生、◯◯さんらしく歩んでいって欲しいと、心から願っています。


インビジョンを知り、好きになってくれて本当にありがとう。

陰ながら、応援しています。


インビジョン株式会社 人事部

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心を込めた不採用通知メールを送って人とのつながりを大事にしよう

いかがだったでしょうか。

もう一度お伝えしますが、採用は、企業と求職者である前に、人間同士のコミュニケーションです。

一人の人間としての道徳観を大事にしながら、採用を行なっていきたいですね。


今回は不採用通知メールのお話でしたが、採用通知メールもぜひ工夫してみてください。

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採用活動や組織づくり、企業ブランディングなど、何か悩みを抱えている方は、ぜひお気軽にインビジョンにお問い合わせください。人間臭さと効率化を大事にしながら伴走します。

一緒により良いチームを作っていきましょう!

坂牧真
坂牧真

インビジョン株式会社 戦略人事 世界一周を果たしたインドア人間。真理と心理の追求者 生きづらい人の心をほぐしたい Twitter:@hoghog1122


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